ビューの一括管理ユースケース~複数の営業所のRaySheetビューを効率的に管理!~

今回の記事では、6月19日にリリースした新機能、ビューの一括管理のユースケースをご紹介します。
ビューの一括管理の機能により、RaySheetは、ビューをマスタービューと継承ビューで構成できるようになりました。
複数のビューに共通の設定がある場合には、マスタービューを設定すればすべての継承ビューに反映されるので、ビュー管理のメンテナンス時間を削減することができます。

マスタ―ビューと継承ビューとは?

【マスタービュー】
ひな形として使用するマスターデータのような位置づけのビュー。
継承ビューで利用する項目や設定のベースを定義する。
【継承ビュー】
マスタービューの設定内容が継承されたビュー。
マスタービューで定義した設定以外は、継承ビューで個別に追加設定できる。 

ただし、マスタービューで設定している内容は変更できない。

たとえば、システム管理者が複数の営業部のビューを管理している場合、全営業部のビューに存在する共通項目はマスタービューから一括で設定し、各営業部ごとに固有の項目は、継承ビューから個別に設定ができます。

上記により、RaySheetのビューの作成や管理にかかる時間を今までより削減することができます!

複数の拠点がある営業部でのユースケース

今回は、営業本部が、複数拠点ある営業所の RaySheet をまとめて管理している会社のユースケースをご紹介します。

【RaySheet運用にあたって】

・営業本部のシステム管理者が、複数拠点ある営業所の RaySheet をまとめて管理している。

・関東営業所、関西営業所など、営業所ごとにRaySheet のビューは別々に用意している。

・各拠点のエンドユーザーは、システム管理者から共有されたビューを使用する。

【ビューの一括管理を活用した運用の流れ】

1.営業部本部のシステム管理者が基本となるマスタービューを作成する。
このマスタービューが、関東営業所、関西営業所などの各営業所のベースとなる。

2.各営業部署分の継承ビューを作成する。

今回の場合は、関東営業所と関西営業所の分の継承ビューを作成。

3.各営業所ごとに必要な項目が異なる場合は、その項目だけ、継承ビューで設定する。

今回は、関東営業所にだけ、「ヒアリング結果」の項目を追加する。

関東営業所の継承ビューで「ヒアリング結果」の項目を追加設定するので、関西営業所など他の営業所のビューには、この項目は反映されない。

マスタービューにも反映はされない。

ちなみに、マスタービューで設定した内容は、継承ビューでは変更できないため、グレーアウトされている。

 

4.各営業所に、作成した継承ビューをそれぞれ共有。
  エンドユーザーは、この共有された継承ビューを利用する。

5.運用していく中で、全部署で同じ項目や設定を追加する必要が出てきた場合は、マスタービューを更新すれば継承ビューの方にも自動で反映される。

今回は取引先列のグループ化をマスタービューにて設定。
そうすると、既に各部署に共有されている継承ビューの方も取引先列のグループ化が反映されている。

いかがでしたでしょうか。

このように、ビューの一括管理は、複数の部署のRaySheetビューを管理していたりと、管理するビューの数がたくさんある場合に、業務負荷を軽減していただけます。

今回のブログ記事では、マスタービュー、継承ビューのかなり簡単な部分の設定だけをご紹介したので、詳しい設定やガッツリとマスタービューや継承ビューを学びたい方は、ぜひ一度、チュートリアルで作成してみてください、

【ビューの一括管理チュートリアル】

raysheet_inheritedview_tutorial.pdf (mescius.jp)

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AppExchangeアプリ「RayKit(レイキット)」

RayKitはSalesforceの入力に関する操作性や機能を拡張する製品です。ブログではSalesforceの活用の幅を広げたい方やExcelライクにSalesforceをされたい方に役立つさまざまな情報をお届けします。

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